Was sollen Korrespondenzmanager können?

Hotel Korrespondenzsysteme und Anfragemanager im Rampenlicht. Was wichtig ist und was sie können sollten lesen Sie im Websline Blog.

Nachfolgender Artikel im Websline Blog befasst sich mit der Thematik und beleuchtet diese Digitalisierung von allen Seiten. Viel Spaß beim Lesen.

Braucht jedes Hotel einen Korrespondenzmanager?

Nach unserer Meinung macht es für Hotels vor allem in der Ferienhotellerie sehr viel Sinn die Angebote über ein Hotel-Korrespondenzsystem zu versenden. Grund ist einfach die emotionale Aufbereitung des Urlaubsangebotes und die komplette Guest Journey die speziell im Segment der Ferienhotels eine komplett andere ist, als beispielsweise in Stadthotels. Natürlich gibt es auch in der Stadthotellerie einige Betriebe die viele Stammgäste haben und dann bringt auch hier ein Korrespondenzmanager viele Vorteile.

Welche Funktionen sollte ein Hotel-Korrespondenzsystem unbedingt haben?

Hier trennt sich schon einmal kräftig die Spreu vom Weizen. Dass, die digitalen Angebote und Briefe aus einem Anfragemanager in einer ansprechenden Optik und mit einer hohen Qualität an den potentiellen Gast gehen sollten, würde man voraussetzen und wäre auch bei der Anschaffung eines solchen Systems der ureigenste Grundgedanke – aber hier scheitern schon viele Anbieter die teils mit veralteter Technik und nicht mehr zeitgemäßen Funktionen an den Start gehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Schnittstellen zum eingesetzten Hotelprogramm (PMS); Diese sollten unbedingt two way umgesetzt sein und neben dem OTA Standard um einiges mehr zu bieten haben. Beispielsweise den Austausch der Gästedaten, Profilierung, Buchungszeiten, Umsätze und vieles mehr macht einen Korrespondenzmanager erst »wertvoll« für ein Hotel.

Ganz entscheidend – um nicht zu sagen »überlebensnotwendig« für ein Korrespondenzsystem ist die Zustellrate (Zustellqualität) der digitalen Angebote. Nach unseren Tests scheitern hier ebenfalls ca. 40% der Hersteller. Das heißt im Klartext: Bei ungefähr 40 Prozent der Korrespondenzsysteme kommen die Angebote die Sie versenden nicht beim Gast an bzw. werden, vor allem bei Freemailanbietern – als Spam im E-Mail-Postfach deklariert. Übrigens liegt hier die Rate wenn Angebote in einem Standard-HTML-Mail über ein Hotelprogramm versendet werden noch höher.

Integrierter Messenger und Anbindung an Social-Media Kanäle

Diese Funktionen gehören eigentlich zur »Grundausstattung« jedes Hotel-Korrespondenzsystems, denn nach der Versendung eines Urlaubsangebotes oder einer Buchungsbestätigung hat der Gast sehr oft noch Rückfragen die sonst umständlich via Standard E-Mail beantwortet werden müssten. Aber auch beim Messenger gibt es entscheidende Qualitätskriterien. Viele Anbieter integrieren hier einfach einen Drittanbieter (Messengerdienst) in ihr System und so kommt es nachfolgend zu einer Splittung der Kommunikation, die in der Praxis wieder einen Mehraufwand für Ihr Reservierungsteam zur Folge hat.

In punkto Anbindung an Social Media Kanäle wird die alleinige Whats-App API keine zufriedenstellende Lösung bringen, denn eine Vielzahl Ihrer Gäste nutzt auch den Facebook-Messenger oder stieg jüngst auf Signal oder Telegram als Kommunikationsmittel ihrer Wahl um. Deshalb gilt es auch hier die Wege zu öffnen.

Ist ein Korrespondenzmanager nun die eierlegende Wollmilchsau?

Auf den ersten Blick scheint es fast so. Speziell wenn wir Anfragen für einen Präsentationstermin von Hotels erhalten, heißt es sehr oft: »Ich bin auf der Suche nach einem Korrespondenzmanager, nach einem Anfragemanager oder nach einem Tool mit dem man digitale Angebote versenden kann.« Erst nach ausführlicher Beratung wird in den meisten Fällen klar, dass es nicht einfach um einen weiteren Einsatz eines zusätzlichen Hotelsystems geht, sondern sich die Mehrheit der Hoteliers eine umfassende digitale Lösung die sämtliche Bereiche der modernen Kommunikation mit dem Gast vor, während und nach seinem Aufenthalt abdeckt, wünscht.

Zudem wird es immer wichtiger, die Daten die während dieser Kommunikationsphase erhoben werden, automatisiert weiter zu verwenden und mit künstlicher Intelligenz zu veredeln.

Wie sieht eine perfekte digitale Lösung für Hotels aus?

Wir bei Websline sind in der glücklichen Lage, dass alle unsere Systeme zu 100% ineinandergreifen und die Daten in vollem Umfang an einer zentralen Stelle abgelegt und ausgewertet werden und das ist immer das jeweilige Gastprofil. Denn je mehr Sie als Hotelier über Ihren Gast wissen, desto präziser können Sie auf ihn eingehen und umso höher wird die Buchungsquote und in letzter Konsequenz auch die Gästezufriedenheit sein.

Eine perfekte Digitalisierung kann also nur möglich sein wenn alle eingesetzten Systeme in vollem Umfang miteinander kommunizieren. Und hier ist ein Korrespondenzmanager nur ein Baustein von vielen. Speziell wenn man die Guest Journey um einen Schritt erweitert und etwas über den Tellerrand blickt, ist es für jeden Hotelier spannend wenn er weiß wie beispielsweise ein Gast sein Hotel bewertet hat, ob er zu Weihnachten einen Gutschein bzw. ein bestimmtes Produkt aus dem Onlineshop gekauft hat, oder wie spontan sein Buchungsverhalten in der Vergangenheit war. Alle diese Daten können dann beispielsweise für kommende Aufenthalte perfekt eingesetzt werden und sind zudem ein gewaltiger Mehrwert für jede weitere Marketingaktion, beispielsweise mit dem Websline CRM.

Wenn wir Ihr Interesse mit diesem Artikel über Korrespondenzmanager & Co geweckt haben, freuen wir uns Ihnen die innovativen Websline Systeme im Rahmen einer Online-Präsentation zu zeigen!